Marketing im Business

Dieser Gastartikel handelt vom Task-Management und erfolgreichen Workflow. Viele Selbständige und Vertriebler schätzen es, wenn ihre Aufgaben vernünftig gemanaged sind. So arbeitet es sich zielgerichteter und somit erfolgreicher.

Task Management, in der heutigen Effizienz-getriebenen Welt, war noch nie so lebendig. Mit so vielen Unternehmen, die die gleichen Produkte und Dienstleistungen anbieten, hat der Kunde abertausende Optionen, aus denen gewählt werden kann.

Mit diesem Hintergrundwissen, sollten Sie, falls Ihnen ein Unternehmen gehört oder Sie ein Projekt leiten, wissen, dass ein Task System zur Maximierung der Arbeitsplatz-Produktivät (qualitative Produkte und/oder Dienstleistungen mit kurzem Weg zum Markt) den Unterschied zwischen Erfolg und Versagen ausmachen kann.

Was ist ein Task System?

Ein Task System, eher bekannt als Workflow-System, ist eine automatisierte Abfolge von Aufgaben die von Personen ausgeführt werden, um das gewünschte Ergebnis schneller, akkurater und effizienter zu erreichen. Haben Sie die Betonung von automatisiert gesehen? Das war bewusst, denn es gibt einfach keine Möglichkeit, wie wir Automatisierung aus unserem Leben ausschließen, unabhängig von privat oder geschäftlich. Die Menschheit hat sich die Automation so zu Nutzen gemacht, dass die Welt wie wir sie kennen niemals mehr die gleiche sein wird mit Dingen wie Bankautomaten, Transportsystemen, automatische Anschaltung, Sicherheitssystemen an Flughäfen und so weiter.

System ist hier das ausschlaggebende Wort, denn ohne dies gäbe es nur Chaos.

Die fünf Es der Workflow Automatisierung

§  Eliminierung unnötiger Kosten

In der Arbeitswelt, aber eigentlich in jeder Umgebung, weiß der gescheite Unternehmer dass ein Weg, um die finanziellen Mittel zu steigern eine Reduzierung der Kosten helfen kann. Abfall zu verringern ist nicht nur für sparsame und finanziell erschöpfte Unternehmen, sondern auch für ernsthafte Unternehmen. Die ideale Arbeitssoftware, wenn bis zum Maximum einsatzbereit, kann einem Unternehmen zwischen 30% und 50% an Gemeinkosten einsparen.

Dies liegt daran, dass sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden und so unnötige Aufgaben eliminiert werden, so dass Sie Ihre Ressourcen besser nutzen können, sei der Mitarbeiter oder Infrastruktur.

§  Erwartungen übertreffen

Ihr Lieblingslexikon, Wikipedia, definiert Automation als den Gebrauch von Maschinen, Informationstechnologien und Kontrollsystem, um die Produktivität zu optimieren. Sie können die am Härtesten und hartnäckigsten Mitarbeiter der Welt haben, aber sie alleine können nur so viel schaffen. Mit einem Software System zur Hilfe bei der Ausführung ihrer Aufgaben ist dies aber eine ganz andere Geschichte.

Nicht vergessen, die Stärken Ihrer Mitarbeiter mit den notwendigen Werkzeugen und der Workflow Anwendungen rauszukitzeln ist ein Muss, wenn Sie die Erwartungen nicht nur erfüllen, sondern sogar überbieten wollen.

§  Ermächtigung der Mitarbeiter

Emails haben viele Vorteile. Aber Emails haben auch viele Einschränkungen. Abgesehen von der Tatsache, dass eine tollkühne Aufgabe ist, große Dateien und Videos in den Anhang zu integrieren, ist ein Arbeitsumfeld, in dem Ankündigungen zu Aufgaben nur per Email verschickt werden nicht praktisch.

Was ist, wenn Aufgaben zu den falschen Leuten geschickt werden? Was passiert, wenn eine Aufgabe im Spam-Filter der richtigen Person landet. Oder Ihr Email-Provider hat Probleme und kann die Email gar nicht erst rausschicken?

Schlimmer noch. Sie denken, dass die Nachricht ordentlich versendet wurde nur um zu spät zu erkennen, dass die Nachricht nie den Weg in den Posteingang der Zielperson gefunden hat. Und wenn das nicht schon nervig genug ist, bekommen Sie genau in dem Moment eine Nachricht zu dem Bericht, der eigentlich schön längst hätte fertig sein müssen.

Mit dem richtigen Task System ermächtigen Sie Ihre Leute auf Wege, die Ihnen Emails niemals garantieren könnten.

§  Erweitern Sie Zusammenarbeit

Die Nummer 1 der auszeichnenden Merkmale der idealen Arbeitssoftware ist Sichtbarkeit. Mit Sichtbarkeit weiß as Team, wie das Projekt verläuft, ob die Ziele finanziell und zeitlich erreicht werden, ob ein Teil des Workflow verändert werden muss, um das Endziel zu erreichen und ob jemand aus der Abteilung Hilfe benötigt.

Mit Sichtbarkeit kennt jede Person den richtigen Ansprechpartner für bestimmte Aufgaben, Reporte und so was. Zudem kennen die einzelnen Teammitglieder ihre kommenden Aufgaben, so dass eine nahtlose Workflow Ausführung möglich ist.

§  Enden von Chaos

Wenn es etwa gibt, was ein Unternehmen garantiert beenden kann, dann ist es Chaos. Leute, die nicht wissen, was sie zu tun haben, sie wuseln sich durch Aufgaben, die sie nicht komplett verstehen, immer auf der Suche nach dem richtigen Mitarbeiter für Antworten und der allgemeine Wunsch, dass sie endlich nach Hause gehen können, weil sie nicht verstehen, wie ihre Arbeit in das Gesamtkonzept passt. Sie verstehen bestimmt, oder?

Fazit

Mit einer zentralisierten Workflow Anwendung haben Sie ein System, welches ein Stück Normalität in den Arbeitsplatz bringt – und Ihre Mitarbeiter werden Ihnen garantiert dafür danken.